Datenschutzerklärung

Kurzfassung vorweg: Diese Website setzt keine Tracking-Cookies, lädt keine Werbenetzwerke und verkauft keine Daten. Unsere Produkte laufen auf Servern in Deutschland. Wo wir für Kunden arbeiten, tun wir das weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter, nicht auf eigene Rechnung.

Diese Erklärung gilt für die Website hyghsoft.com und für unsere Dienste HyghFleet, HyghTrack, HyghRent, HyghCheck und HyghsoftID. Welcher Abschnitt für dich gilt, hängt davon ab, in welcher Rolle du uns begegnest. Abschnitt 2 ordnet das ein.

1. Verantwortlicher

HyghSoft
Inhaber: Samet Gülhan
Voßweg 18
45896 Gelsenkirchen
Deutschland

E-Mail: datenschutz@hyghsoft.de
Telefon: +49 152 56017759

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die gesetzlichen Schwellen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG derzeit nicht erreicht sind. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten Adresse.

2. Zwei Rollen, und warum der Unterschied wichtig ist

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei grundverschiedenen Rollen. Wer wofür zuständig ist, entscheidet auch, an wen du dich mit deinen Rechten wendest.

Als Verantwortlicher

Für diese Website, für die Anbahnung und Abwicklung von Verträgen mit unseren Kunden und für das Konto HyghsoftID sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Hier bestimmen wir Zwecke und Mittel selbst. Zuständig für deine Rechte sind wir.

Als Auftragsverarbeiter

Betreibt ein Vermietungsunternehmen HyghFleet, HyghTrack oder HyghRent, dann gehören die dort verarbeiteten Daten diesem Unternehmen. Es entscheidet, welche Kundendaten es erfasst, wie lange es sie behält und wozu es sie nutzt. Wir stellen die Software und den Betrieb, weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO. Bist du Mieter, Fahrer oder Mitarbeiter eines solchen Unternehmens, richte deine Anfrage bitte zuerst an dieses Unternehmen. Wir leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich weiter und unterstützen den Verantwortlichen bei der Beantwortung.

HyghCheck ist ein Sonderfall und in Abschnitt 12 gesondert beschrieben.

3. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die zu deiner Person verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf ein berechtigtes Interesse gestützt sind (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf. Du kannst dich aber an jede Aufsichtsbehörde wenden.

Anfragen richtest du formlos an datenschutz@hyghsoft.de. Wir antworten innerhalb eines Monats. Um Auskunft nicht an Unbefugte zu geben, prüfen wir vorher deine Identität.

4. Hosting und Server-Logfiles

Website und Produkte werden auf einem gemieteten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, verweisende Seite und Angaben zu Browser und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb sowie an der Abwehr von Angriffen.

Die Logfiles werden täglich rotiert und automatisiert nach zwölf Monaten gelöscht. Diese vergleichsweise lange Frist stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Aufklärung und Abwehr von Missbrauch, Betrugsversuchen und Angriffen auf unsere Systeme. Solche Vorgänge fallen häufig erst Monate später auf und lassen sich ohne die zugehörigen Protokolle nicht mehr nachvollziehen. Wird ein konkreter Vorfall untersucht, bewahren wir die betroffenen Logfiles bis zum Abschluss der Aufklärung auf.

5. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail, Telefon, Telegram, Instagram oder über das Kontaktformular schreibst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Formular auf dieser Website öffnet dein eigenes E-Mail-Programm, es findet dabei keine Übertragung an unsere Server statt. Anfragedaten löschen wir, sobald sie zur Bearbeitung nicht mehr nötig sind und keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

6. Cookies und lokaler Speicher

Diese Website setzt keine Cookies für Analyse, Reichweitenmessung oder Werbung. Im lokalen Speicher deines Browsers legen wir lediglich deine Sprachwahl ab. Diese Angabe verlässt dein Gerät nicht.

In den angemeldeten Bereichen unserer Produkte sind Cookies und lokaler Speicher technisch notwendig, um die Sitzung zu halten. Dazu gehören ein Sitzungs-Cookie für HyghsoftID und, in HyghFleet und HyghTrack, ein Zugriffs- und ein Erneuerungstoken im lokalen Speicher. Ohne diese Angaben funktioniert die Anmeldung nicht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Schriftarten und eingebundene Bibliotheken

Zur einheitlichen Darstellung laden wir Schriftarten von Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dein Browser baut dabei eine Verbindung zu Servern von Google auf und überträgt deine IP-Adresse.

In den angemeldeten Produktbereichen laden wir außerdem Programmbibliotheken für die Anzeige und Bearbeitung von PDF-Dateien sowie für QR-Codes über das Netzwerk cdnjs (Cloudflare, Inc.). Auch dabei wird deine IP-Adresse an den Anbieter übertragen.

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, schnellen und wartbaren Darstellung.

8. HyghsoftID

HyghsoftID ist das persönliche Konto für alle unsere Dienste. Hierfür sind wir Verantwortlicher.

Pflichtangaben bei der Registrierung: Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als scrypt-Hash, im Klartext ist es uns nicht bekannt.

Freiwillige Angaben: Telefonnummer, Geburtsdatum, Vor- und Nachname, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Sprachwahl, Instagram-Name sowie ein Profilbild.

Ausweis- und Führerscheindaten: Wenn du dich mit einer Vermietung vernetzen möchtest, kannst du Ausweis- und Führerscheinnummer sowie Abbildungen dieser Dokumente hinterlegen. Diese Dateien speichern wir verschlüsselt. Du entscheidest je Vermietung, welche Gruppen von Angaben freigegeben werden.

Weitere Daten: Zeitpunkt der Registrierung, der Bestätigung der E-Mail-Adresse und der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen, Anmeldezeitpunkte, Sicherheitscodes der Zwei-Faktor-Anmeldung sowie Sperrvermerke.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anlage und Betrieb des Kontos, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillige Angaben und für die Freigabe an eine Vermietung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Schutz vor Missbrauch. Das Konto kannst du jederzeit in den Einstellungen löschen.

9. HyghFleet

HyghFleet ist die Verwaltungsplattform der Vermietung. Für die dort gespeicherten Daten ist die jeweilige Vermietung Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter.

Verarbeitet werden je nach Konfiguration des Kunden insbesondere:

• Stammdaten der Mieter: Anrede, Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, E-Mail, Telefon, Ausweis- und Führerscheinnummer, Notizen
• Buchungen mit Zeitraum, Fahrzeug, Kilometerständen, Kaution, Preisen und Zahlungsstand
• Rechnungen, Zahlungen, offene Forderungen und Mahnungen
• Vertragsstrafen und deren Nachweise
• Digitale Unterschriften unter Mietvertrag, Übergabe- und Rückgabeprotokoll. Dabei protokollieren wir zum Nachweis der Echtheit Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, den Zustimmungstext und Prüfsummen des Dokuments in einer fortlaufenden Kette.
• Mitarbeiterkonten der Vermietung mit Name, E-Mail, Rolle und Rechten

Die Daten jedes Kunden liegen in einer eigenen Datenbank, getrennt von den Daten anderer Kunden.

10. HyghTrack und Telematik

HyghTrack verarbeitet Daten aus Telematikgeräten in Fahrzeugen. Auch hier ist die Vermietung Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Weil diese Daten Rückschlüsse auf das Verhalten von Personen zulassen, beschreiben wir sie im Einzelnen.

Erfasst werden: Positionsdaten mit Zeitstempel, Zündungs- und Bewegungszustand, Anzahl der Satelliten, Geschwindigkeit, Drehzahl, Motorlast, Kühlmitteltemperatur, Tankfüllstand und Kilometerstand, dazu daraus abgeleitete Fahrten mit Start, Ziel, Dauer und Strecke.

Ereignisse: Das System erkennt unter anderem stark erhöhte Geschwindigkeit, lange Hochdrehzahlphasen, hohe Motorlast bei kaltem Motor sowie Unfallverdacht, Signalstörung und das Trennen der Stromversorgung. Solche Ereignisse können, wenn die Vermietung das eingerichtet hat, zu einer Verwarnung oder einer Vertragsstrafe führen.

Wichtiger Hinweis an Fahrer und Mieter: Ob und wie ein Fahrzeug geortet wird, entscheidet die Vermietung, nicht wir. Sie ist verpflichtet, dich vorher darüber zu informieren, und braucht dafür eine tragfähige Rechtsgrundlage. Werden Arbeitnehmer erfasst, sind zusätzlich § 26 BDSG und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten. Fragen zu einem konkreten Fahrzeug beantwortet die Vermietung, die es vermietet oder betreibt.

Kartendarstellung: Zur Anzeige von Positionen auf einer Karte binden wir die Google Maps JavaScript API ein (Google Ireland Limited). Dabei werden die anzuzeigenden Koordinaten sowie die IP-Adresse des Betrachters an Google übertragen. Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen, siehe Abschnitt 15.

11. HyghRent

HyghRent ist das Portal für Mieter. Du meldest dich mit deiner HyghsoftID an und verknüpfst dein Konto mit dem Kundendatensatz bei einer Vermietung. Die Verknüpfung setzt voraus, dass die E-Mail-Adresse übereinstimmt und bestätigt ist.

Sichtbar sind dir dann deine Buchungen, Angebote, Rechnungen, Dokumente, Verlängerungsanfragen und der Chat mit der Vermietung. Nachrichten und Anhänge im Chat sowie freiwillig geteilte Standorte werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Verantwortlich für diese Daten ist die jeweilige Vermietung.

Welche Gruppen deines HyghsoftID-Profils an eine Vermietung übermittelt werden, steuerst du selbst. Die Verknüpfung kannst du jederzeit lösen.

12. HyghCheck

HyghCheck ist ein unternehmensübergreifendes Warn- und Informationssystem. Vermietungen können Personen eintragen, mit denen es zu erheblichen Vertragsstörungen kam, und Personen vor Vertragsschluss gegen die Datenbank prüfen. Das ist die eingriffsintensivste Verarbeitung in unserem Haus, deshalb hier ausführlich.

Rollen: Das eintragende Unternehmen ist Verantwortlicher für die Entscheidung einzutragen und für die Richtigkeit der Angaben. Das abfragende Unternehmen ist Verantwortlicher für die Abfrage und die darauf gestützte Entscheidung. Für den Betrieb der zentralen Datenbank, das Abgleichverfahren und die Weitergabe zwischen Unternehmen gehen wir von einer gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zwischen uns und den teilnehmenden Unternehmen aus. Das Wesentliche dieser Vereinbarung stellen wir Betroffenen auf Anfrage zur Verfügung.

Daten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, gegebenenfalls Ausweis- und Führerscheinnummer, E-Mail und Telefonnummer, Grund der Eintragung aus einer festen Auswahl (Zahlungsausfall, Schaden, Betrug, Diebstahl, Verhalten, Sonstiges), ein Freitext, eine Schwerestufe sowie Zeitpunkt und Status.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im Schutz vor Zahlungsausfällen, Fahrzeugschäden und Straftaten. Zu dieser Verarbeitung liegt eine dokumentierte Interessenabwägung vor, die wir auf Anfrage in ihren wesentlichen Aussagen offenlegen.

Speicherdauer, gerechnet ab Eintragung, gestaffelt nach Schwere: einfach ein Jahr, mittel drei Jahre, schwer fünf Jahre, extrem zehn Jahre. Danach wird der Eintrag gelöscht oder anonymisiert. Wird die Forderung ausgeglichen oder entfällt der Grund, nehmen wir den Eintrag unverzüglich zurück, unabhängig von diesen Fristen. Zurückgenommene Einträge sind sofort nicht mehr auffindbar und werden nach zwölf Monaten gelöscht. Prüfprotokolle bewahren wir 24 Monate zur Abrechnung und Missbrauchskontrolle auf.

Keine automatisierte Entscheidung: HyghCheck liefert ein Suchergebnis, keine Bewertung und keinen Punktwert. Ob ein Vertrag zustande kommt, entscheidet immer ein Mensch bei der jeweiligen Vermietung.

Deine Rechte hier: Du kannst Auskunft verlangen, ob und mit welchem Inhalt du eingetragen bist, unrichtige Einträge berichtigen und der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wende dich dafür an datenschutz@hyghsoft.de. Wir nennen dir das eintragende Unternehmen und leiten deinen Widerspruch weiter.

13. Mobile Apps und Mitteilungen

Unsere Apps für iOS zeigen Mitteilungen über den Dienst Apple Push Notification service (Apple Inc. beziehungsweise Apple Distribution International Ltd., Irland). Dafür speichern wir eine Gerätekennung, die App-Kennung, Angaben zu App-Version und Spracheinstellung sowie den Zeitpunkt der Anmeldung. Inhalte von Mitteilungen können Betreff und Kurztext enthalten, etwa den Hinweis auf eine neue Nachricht oder eine bestätigte Buchung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Mitteilung zur Vertragsabwicklung gehört, sonst deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du in den Systemeinstellungen deines Geräts jederzeit zurücknehmen kannst.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur weiter, soweit das zur Leistungserbringung nötig ist oder wir rechtlich dazu verpflichtet sind. Eingesetzt werden:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland: Serverbetrieb, Auftragsverarbeiter
• Avoro: Betrieb des Mailservers mail.hyghsoft.de für Bestätigungs-, Benachrichtigungs- und Rechnungsmails, Auftragsverarbeiter
• Google Ireland Limited: Google Fonts auf der Website, Google Maps in den Produkten
• Cloudflare, Inc.: Auslieferung der PDF- und QR-Bibliotheken über cdnjs
• Apple: Zustellung von Mitteilungen an iOS-Geräte
• Anthropic PBC: optionale Zuordnungshilfe beim Einrichten von PDF-Formularen. Übermittelt werden ausschließlich die Feldbezeichnungen des Formulars und die Liste der möglichen Zielfelder, keine Mieter- oder Buchungsdaten.
• Steuerberatung, Zahlungsdienstleister und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben

Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

15. Übermittlung in Drittländer

Unsere eigenen Server stehen in Deutschland. Bei den in Abschnitt 14 genannten Diensten von Google, Cloudflare, Apple und Anthropic ist eine Verarbeitung in den USA nicht ausgeschlossen. Die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO.

16. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Im Regelfall gilt:

• Server-Logfiles: zwölf Monate, siehe Abschnitt 4
• HyghsoftID: bis zur Löschung des Kontos durch dich
• Daten in HyghFleet, HyghTrack und HyghRent: nach den Vorgaben der jeweiligen Vermietung, spätestens nach Ende des Vertrags mit uns und Ablauf einer vereinbarten Rückgabefrist
• HyghCheck: nach den in Abschnitt 12 genannten Fristen
• Rechnungen und Buchungsbelege: sechs beziehungsweise zehn Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO

17. Datensicherheit

Wir sichern die Übertragung mit TLS. Passwörter speichern wir als scrypt-Hash, hochgeladene Ausweisdokumente verschlüsselt. Die Daten jedes Kunden liegen in einer eigenen Datenbank mit eigenen Zugangsdaten. Zugriffe im internen Bereich sind an ein Rechtesystem gebunden und werden protokolliert. Sicherungskopien erstellen wir arbeitstäglich.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Das gilt ausdrücklich auch für HyghCheck und für die Ereigniserkennung in HyghTrack: beide liefern Hinweise, entschieden wird von Menschen.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 30.08.2026. Die markierten Platzhalter sind vor Veröffentlichung mit den echten Unternehmensdaten zu füllen. Diese Erklärung ist nach dem tatsächlichen Verhalten der Software verfasst, ersetzt aber keine Rechtsberatung und sollte vor dem Produktivgang anwaltlich geprüft werden. Das gilt besonders für Abschnitt 12.